La gestione delle segnalazioni deve avvenire nel rispetto della privacy del momento della sua ricezione fino alla chiusura dell’attività istruttoria.

Infatti, ai sensi dell’art. 11, co. 3, lett. f) dei “Principi fondamentali per la prevenzione e il contrasto dei fenomeni di abuso, violenza e discriminazione” adottati dall’Osservatorio Permanente del CONI è previsto che i Codici di condotta contengano delle “disposizioni che assicurino la riservatezza della documentazione o delle informazioni comunque ricevute o reperite relative a eventuali segnalazioni o denunce di violazione del Codice”.

Il Responsabile contro abusi, violenze e discriminazioni, quindi, dopo aver ricevuto una segnalazione non deve diffondere il nome del segnalante, se è stato fornito, né riportare ad altri i fatti descritti.

Affinché sia garantita la riservatezza del segnalante è fondamentale permettere l’accesso ai documenti connessi alla segnalazione al solo Responsabile contro abusi, violenze e discriminazioni.

È evidente che se si usa per le segnalazioni un’apposita casella di posta elettronica oppure una piattaforma a ciò dedicata è necessario che le credenziali di accesso siano possedute e utilizzate dal solo Responsabile contro abusi, violenze e discriminazioni.

Alla conclusione delle indagini, se i fatti non sono ritenuti violativi della disciplina safeguarding, il Responsabile contro abusi, violenze e discriminazioni deve cancellati i dati personali trattati. Laddove, invece, la segnalazione sia fondata sarà necessario informare la procura Federale rispettando la riservatezza del segnalante.